[후기] 중소기업 근무자의 비즈플레이 사용기

언젠가 한번 후기를 써보고 싶었는데 이래저래 바쁘다 보니 글만 써놓고 업로드를 못했다. 내가 근무하고 있는 회사는 법인카드 사용량이 많은 편이다. 현장직들이 대부분이고 그 직원들에게 식대와 간식대가 제공이 되는데 그걸 법인카드로 사용하다 보니 카드사용량이 많은 만큼 거기에서 나오는 영수증의 양도 어마어마한데 예전에는 그걸 일일이 풀로 붙여 증빙자료로 사용하고는 했었다. 한데 영수증 종이의 특성상 일정시간이 지나면 잉크가 휘발되고 직원들이 영수증을 매일매일 주는 것이 아니다 보니 영수증의 누락도 발생하고 또 영수증이 여러 손을 거처 나에게 오다 보니 영수증 관리가 쉽지 않았다.

그래서 늘 그 부분이 스트레스였는데 코로나가 시작되고 재택근무를 정부에서 독려하며 중소기업들에게 비대면 바우처로 프로그램을 사용할 수 있게 하는 사업을 진행했고 우연히 거기에서 종이영수증 없이 법인카드 영수증 관리가 가능한 프로그램이라며 비즈플레이를 홍보하는 걸 봤다. 사실 중소기업에 근무하는 사람들은 알겠지만 아무리 좋은 프로그램도 도입비가 만만치 않고 다른 개인이 사용하는 것처럼 후기를 볼 수 있는 것도 아니다 보니 쉽게 도입도 힘들고 그걸 결재받는 건 더 힘들어 도입을 망설이게 되는데 비대면 바우처 덕에 도입이 가능했다. 물론 적은 비용으로 밑져야 본전이다 싶은 마음도 있었던 게 사실이기도 했고.

아쉬운 점이 있다면 내가 비대면 바우처를 사용할 당시는 처음이라 그랬는지 몰라도 도입비도 비쌌고 정부에서 지원해 주는 금액과 도입비를 모두 써야 비즈플레이를 사용할 수 있었는데 그다음해 되니 금액이 절반으로 줄어 다른 프로그램도 도입할 수 있게 됐다는 점이다. 그 부분에서 땅을 치고 후회했다. 하루 이틀 후였으면 비대면 바우처 기간이 끝나 다음 해로 넘어갔는데 그때였으면 다른 프로그램들을 같이 써볼 수 있었는데 그러질 못했으니 말이다. 참고로 비대면 바우처는 한번 받으면 그 후에는 받을 수 없다 ㅠ

그래도 지금 도입하고 약 2년쯤 사용하고 있는데 아직까지는 만족스럽다. 첫째로 영수증을 모아두지 않아도 된다는 점이고 두 번째로는 비즈플레이에 들어가면 직원들의 카드사용내역을 확인할 수 있다는 점이 만족스럽다. 검색도 가능하고 월별, 일별 단위로도 볼 수 있으니까.

어떻게 사용하는지 궁금할텐데 보통 직원들은 어플을 사용해 영수증을 올리고 나는 웹을 사용하는 편인데 영수증 스캐너가 있어서 웹을 사용하는 편이다. 기본적으로 비즈플레이에서 카드사에 스크래핑을 신청하고 자동으로 카드사에서 카드내역을 불러오고 직원별로 카드를 매칭시켜 주면 직원이 사용내역을 올릴 수 있는 구조이다. 그리고 사용자 말고 영수증담당자를 지정해서 카드 사용자가 아니더라도 카드영수증을 관리할 수도 있다.

비즈플레이 홈화면

비즈플레이를 가입하고 부여된 회사의 홈에 들어가면 위와 같은 화면이 나온다. 이건 아마 회사마다 다르긴 할 테지만 기본 구성은 비슷할 거다. 저 아이콘들 중에 표시해 둔 건물모양의 아이콘을 클릭해 들어가면 회사 설정이 가능한데 기본적인 회사정보나  직원(사용자) 관리, 결제정보 등록 등을 할 수 있다.

회사정보 · 직원(사용자)관리화면

홈 화면에서 아이콘을 클릭하면 아래처럼 카드관리 카드사정보수집 카드보고서 등에 들어갈 수 있다.

법인카드관리·카드사 정보수집

 

카드보고서·카드영수증

이제 비즈플레이에서 가장 핵심인 카드사용내역을 보자면 아래와 같은 화면이 나오는데 노란색은 카드사용은 했으나 사용자들이 영수증과 항목을 등록하지 않은 상태표시다. 

관리자의 경우에는 화면 왼쪽 메뉴 중 법인카드 영수증(전체)를 클릭하며 전체 사용자의 카드내역을 모두 확인할 수 있고 수정·변경 또한 가능하며 날짜를 선택해서 그 날짜 혹은 그 달의 내역만도 확인이 가능하며 화면 상단 오른쪽 검색창에 카드번호나 사용자의 이름 사용처 등을 입력해 검색한 결과를 볼 수도 있다.

그리고 위의 화면은 카드사용내역을 클릭했을 때 영수증과 용도를 기입하는 내용이다. 기본적으로 카드사용처의 내용이 뜨고 용도 부분은 관리자가 설정해 둔 항목을 선택하게끔 되어 있으며 메모를 추가할 수도 있고 추가 내용을 기입할 수도 있게 되어 있다. 화면에는 이미 영수증이 들어가 있는데 그 밑의 이미지 첨부를 누르면 오른쪽 사진처럼 팝업이 뜨고 파일을 첨부할 수 있도록 되어 있다. 업로드를 누르면 위의 화면처럼 영수증이 첨부가 된다. 사용해 본 바 jpg나 png 뿐만 아니라 PDF파일도 정상적으로 업로드된다.

 

어플은 아래처럼 되어 있는데 구글플레이나 아이폰 앱스토어에서 비플법인카드를 다운로드하고 실행한 뒤 로그인 하면 본인에게 부여된 카드가 나오고 카드사용내역 보기를 누르면 카드사용내역이 뜨면서 영수증을 작성할 수 있다.

영수증 작성하기를 누르면 웹과 동일하게 용도, 내용, 사용자 등을 입력하게끔 나온다. 물론 이건 관리자가 설정하기에 따라 조금씩 다르게 표출된다.

그리고 하단부의 카메라 모양을 누르면 사진촬영 또는 사진첩에서 사진을 가져와 첨부할 수 있게 되어 있다.

 

카드 사용자들의 후기는 어떨지 모르겠지만 영수증을 담당하고 관리하는 입장에서는 꽤 만족스럽게 사용하고 있다. 물론 그만큼 비용은 지불되겠지만.. 지금은 도입비가 정확하게 얼마인지는 모르겠으나 비대면바우처 사용기한이 끝나고 나서는 월별로 금액을 결제해서 사용하고 있고 아마 특별한 사유가 없다면 계속 쓰지 않을까 싶다.

 

쓰고 보니 힘들다... 후기 쓰는 게 보통일이 아닌 거 같단 생각이..;

검토를 고려하시는 분들께 조금이나마 도움이 되었기를 빈다.